Mielőtt ténylegesen digitalizálásra adnánk a fejünket elengedhetetlen, hogy néhány lényeges lépést átgondoljunk. A Collections Trust összegyűjtött néhány tippet, segítséget, melyek a kezdeti fázisban igencsak hasznunkra válhatnak.
Az, hogy hogyan is állunk neki a digitalizációs munkafolyamatoknak, természetesen nagyban függ attól, hogy mit is digitalizálunk. Ha rövid határidővel, adott tárgyakat kell ilyen mód megörökíteni, máshogy dolgozunk, mintha egy aktuális munkafolyamatba illesztjük bele másodlagos projektként.
A digitalizációs terv kialakításakor a következőekre kell figyelni:
Stratégia és célok
- Miért digitalizálunk?
- Kinek digitalizálunk?
- Milyen felhasználási módokat szeretnénk támogatni?
- Mik a múzeum céljai a projekt megvalósításával?
Alkalmazási terület és tartalom
- Mit digitalizálunk?
- A projekt prioritásainak meghatározása tükrözi-e a gyűjteményfejlesztési irányelvek prioritását?
- A gyűjtemény mely részei alkalmasak a digitalizálásra?
- Milyen technológiákat használunk?
- Biztos tőkével rendelkezünk a digitalizálás finanszírozásához?
A digitalizációs projekt elindítása
- Milyen technológiát és felszerelést használunk?
- Milyen formátumokat rögzítünk?
- Ki fogja a tényleges szkennelést/ fotókat készíteni?
- Mely szerzői jogukat rögzítjük?
- Mely egyéb információkat (például címkéket) tüntetjük fel a könnyebb kereshetőségért?
Hozzáférhetőség és felhasználhatóság
- Hogy fogják megtalálni és elérni a tartalmainkat?
- Hol működtetjük a keresőportált?
- Hogyan ellenőrizhetjük időről-időre a tartalom minőségét?
- Hogyan bizonyosodhatunk meg afelől, hogy a tartalom évek múlva is elérhető lesz?
Ennél persze jóval több dolgot kell átgondolni, mielőtt ténylegesen belekezdenénk egy digitalizációs projektbe, ám minél tisztábban látjuk a céljainkat, minél több kérdést meg tudunk válaszolni, annál valószínűbb, hogy egy sikeres, hasznos tartalommal büszkélkedő projektet hozhatunk létre.
Bár a Collections Truston rengeteg hasznos tanács és útmutatás elérhető angol nyelven, ide kattintva magyarul is bővebb tájékoztatást kaphatnak.